Создание базы данных в MS Access. Знакомимся с СУБД

Всем привет!

СУБД или системы управления базами данных служат для обработки и сортировки различной информации. Вообще довольно сложно представить себе ее внекомпьютерный аналог. Хотя, отчасти, базы данных и напоминают картотеку, но информация, которая содержалась на карточках, была статичной и неизменчивой.

Когда мы говорим о базах данных, нам нужно понимать , что каждая из них содержит в себе два отдельных объекта:

Собственно сама база или огромный массив информации и данных;
Сама программа, которая позволяет получить ответ на нужный нам запрос (СУБД). Причем, тот документ, который сформируется согласно нашему запросу, создастся тут же, а не будет выведен из какого-то «укромного места» самой программы. Именно в способности моментально сформировать из громаднейшего объема информации, необходимые данные в надлежащем виде и заключается смысл любой СУБД.

Базы данных применяются практически везде – начиная с крупных предприятий и Интернета до небольших офисов. О мощных промышленных СУБД мы говорить не будем, потому что это уже узкая специализация. Но об одной довольно распространенной и практически всем доступной СУБД упомянуть все, же стоит, тем более эта система управления базами данных входит в комплект Microsoft Office и называется Access. Программа отличная и я думаю, новичкам стоит начинать знакомиться с миром СУБД именно с нее.

Итак, среди всех продуктов входящих в пакет Office, Microsoft Access всегда стоял особняком. Оно и понятно – применение Access в домашних условиях найти очень сложно, если просто невозможно. По возможностям и сложности интерфейса, Access скорее ближе к профессиональным программам. Для Access масштабы маленького офиса или дома очень малы.

Поэтому и происходит такая статистика, что из десяти пользователей, установивших Microsoft Access, всего лишь один запускает эту программу))) Шутка, конечно. Но в каждой шутке есть доля… шутки))) да, и всего лишь один из ста работает с Access постоянно.

Как показывает практика – человек, знающий и умеющий работать в Access, имеет гораздо больше шансов преуспеть и в карьерном плане, да и при трудоустройстве.

Знание баз данных это доступ к целой Вселенной информации и «способность видеть мир в трех измерениях». Кстати, эта фраза буквальна. Напомню, что в Word человек работает в линейном мире или одномерном мире. В Excel, на его поле, поделенном на клеточки, мы уже «видим» два измерения. Но Excel, безусловно, не сравнится с Access! Да, и тем, кто уже владеет Excel, знакомство с Access не покажется сложным – по внешнему виду они очень похожи.

Access, в качестве основы, использует все те же таблицы, которые нам знакомы по Excel, причем все возможности работы с ними остаются на месте. У Вас, наверное, возник вполне резонный вопрос: «А в чем собственно отличие?» При работе с одной таблицей, отличий практически нет. Кроме того, в таком случае лучше так и использовать Excel, меньше будет проблем. Но вот если нам приходится работать с целыми системами таблиц, то здесь Access покажет себя во всей красе!

Все таблицы в Access, кроме того что они равноправны, они еще и взаимосвязаны! Отсюда и еще одно добавление к базам данных – реляционные базы данных, это означает, что база данных имеет взаимосвязанную табличную форму организации.

Если в Excel мы видим отдельные или автономные документы, то в Access мы можем наблюдать целый механизм, а вене организм, который живет по определенным законам – в любой момент времени, любая таблица может поделиться с Вами содержащейся в ней информацией. Вот и получается что пользователю остается лишь выстроить эти закономерности, – какие и сколько таблиц будет находиться в базе, а также как они будут взаимодействовать между собой.

К созданию базы данных в Access можно подойти двумя способами:

1. С помощью Конструктора (для опытных пользователей) – здесь можно задать все параметры основных таблиц:

— номенклатуру полей;

— тип содержащихся данных;

— установить формы вывода данных и связи.

2. С помощью Мастера (для новичков) – здесь предлагается определенное количество уже готовых шаблонов различных типов таблиц для создания небольшой базы данных.

Для домашнего пользования вполне достаточно будет простой базы данных с двумя – тремя связанными таблицами. Например, если мы решили создать базу данных всех песен, которые содержатся на нашем жестком диске с полными дискографиями исполнителей, их фотографиями, биографиями и т.д. и т.п.

А вот в условиях даже небольших предприятий приходится уже работать с десятками, а то и с сотнями таблиц. Достаточно взглянуть на любой шаблон Мастера Access — бывает, что и этих таблиц не хватает.

Такую базу данных создавать трудновато конечно, но оно того стоит!

Вспомним хотя бы о взаимосвязи данных. В Excel очень удобно установить эти связи между ячейками, когда при изменении одной ячейки пересчитываются данные и значения в остальных, но только в одной таблице или, в крайнем случае – Книге. А если представить, что при изменении одного значения, моментально, пересчитываются и изменяются данные в СОТНЯХ таблиц?! Это возможно только в Access! При желании, можно добиться этого и в Excel, но это очень долгая и кропотливая работа.

Как правило, создание базы данных в Access включает в себя несколько комплексов работ:

Проектирование базы данных – наверное, самый сложный этап. Номенклатура полей, выверка их значений, связи между таблицами могут занять дни, а то и недели… Создание сложных баз уже требует навыков программирования и работу со сложными формулами. После этой стадии у нас уже будет готова полностью рабочая оболочка, но пока что пустая. Ее и нужно будет заполнять необходимыми данными;
Формы ввода и вывода данных. Для упрощения и удобства заполнения всех таблиц следует выбрать форму – типовой бланк. В Access встроена довольно приличная библиотека всевозможных форм, но иногда, все же, приходится прибегать к помощи Конструктора;
Ввод данных – монотонная, долгая и нудная работа. Заполнение базы данных может длиться даже дольше чем ее разработка. Зато, если мы все правильно сделали на начальных этапах, никаких трудностей не возникнет. После того, как база данных заполнена, у нас будет сырой массив информации, работать с которым как с таблицами не имеет никакого смысла. Поэтому нужно сделать еще кое-что.
Вывод данных. Как я уже говорил выше – именно возможности Access по выводу информации и отличают базу данных от простых экселевских таблиц. Напомню, что при работе с таблицами Excel нам всегда нужно иметь перед глазами всю информацию, переходя с таблицы на таблицу и устанавливая для каждой, фильтры. Access работает по-другому и дает нам точный и лаконичный ответ.

Представим себе что нам нужно извлечь необходимые данные сразу из нескольких таблиц базы данных, а также представить все это дело в максимально удобном для просмотра и последующей распечатки виде. Следовательно, нам нужно сделать запрос к базе, – какие ячейки, из каких таблиц, в каком порядке нас интересуют. Для удобства отображения информации мы снова воспользуемся формами, но в этот раз их роль будет гораздо важнее.

Форма – это один из важнейших элементов базы данных. Таким образом, делая выборку из нескольких таблиц, форма должна представить пользователю не просто данные, но и результаты вычислений, сделанных на их основе.

Для того, чтобы не просто лицезреть на экране монитора результаты наших запросов, но еще и распечатать их, в Access есть еще один интересный инструмент – Отчеты. Отчет, по сути, та же форма, но только красиво оформленный с различными атрибутами – небольшой вступительный текст, фирменный бланк и т.д. и т.п.

Естественно все эти формы и запросы составляются единожды и в дальнейшем, пользователю, для получения информации из базы данных потребуется лишь несколько секунд. Итак, а стоит ли связываться с Access? Я надеюсь, Вы сами себе сможете ответить на этот вопрос, учитывая то, как часто Вам нужно обращаться к базе данных, какой сложности будут Ваши выборки, насколько объемен массив информации.

На сегодня у меня все. И по традиции жду Ваших комментариев.

Да, ну а если Вы хотите научиться самостоятельно создавать полноценные базы данных в Access, то рекомендую мощнейший видеокурс Андрея Домостоя «Как создать базу данных в MS Access»